Нови в дистанционната работа? Тези инструменти ще улеснят прехода ви към работа от вкъщи

Shutterstock.

Тъй като епидемията от коронавирус продължава (дори появяващи се в редакциите ), организациите молят служителите да работят от вкъщи, когато могат.

За някои това може да означава откриване на пропуски във вашите набори от инструменти. Имайки това предвид, ние съставихме списък с инструменти, които могат да ви помогнат да се справите с различни нужди, които вашият екип може да има, за да останете свързани и ефективни на работа.

Изчерпателен списък е почти невъзможно да се състави, като се има предвид скоростта, с която новите продукти се пускат или затварят по този въпрос, но това са някои от най-често срещаните инструменти, които виждаме, че използват редакциите. Ние също така се стремим към инструменти с по-просто въвеждане и използваемост, вместо да споделяме сложни инструменти, които не са лесни за възприемане. Включихме информация за цените, но трябва да проверите уебсайтовете на платформите за най-точната информация, тъй като тя може да е различна в зависимост от размера и нуждите на вашата организация. Имайте предвид, че вашата компания може да има политики за това кои версии на инструменти можете да използвате поради ограничения за сигурност.

Тези инструменти са организирани от три общи нужди от инструменти, които повечето организации споделят: комуникация, документация и управление на проекти.

Не забравяйте, че инструментите, които използвате, не трябва да са по-сложни от задачата, която се опитвате да изпълните. Изберете това, което работи най-добре за работния процес и стиловете на работа на вас и вашия екип.

За да направите комуникацията лице в екран успешна, важно е да зададете ясно разбиране за очакванията за вашата комуникационна платформа.

Прегърнете асинхронния характер на комуникацията между платформите за съобщения. Организирайте разговорите си в канали или чатове, така че информацията да не стане непосилна или трудна за намиране. Отделете време да калибрирате настройките си за уведомяване, за да намерите правилния баланс между информираност и претоварване. Използвайте графици и състояния, за да установите наличност.

Google Hangouts – видеоконферентна връзка

Продуктът на Google за видеоконференции, Hangouts Meet, предлага лесен за използване интерфейс за виртуални срещи, споделяне на екрана и чат. Ако вие или вашата организация вече използвате G Suite, можете да използвате разширените функции на корпоративно ниво на G Suite безплатно до 1 юли. Това ви осигурява видеозапис и срещи за до 250 души.

Ако сте напълно склонни да използвате G Suite за имейл (Gmail) и календар (Google Календар), използването на Google Hangouts Meet е доста лесно. Google Календар автоматично ще създаде обаждане в Meet с всяка покана в календара, която изпратите, и всеки в поканата ще има достъп до обаждането. След като влезете в разговора, интерфейсът е лесен за чат и споделяне на екрана. Ако управлявате личен акаунт в G Suite и служебен акаунт в G Suite, избирането на правилния акаунт по всяко време може да бъде трудно.

Ценообразуване
Ако имате акаунт в Gmail, имате безплатната версия на Google Hangouts Meet, която ви осигурява 25 участници на разговор.

Отслабване – асинхронна комуникация

Slack е широко приет, както обичан, така и мразен от мнозина. Основната функционалност се върти около многоканални, индивидуални и малки групови разговори. Въпреки това, можете да увеличите използването на Slack, като използвате множеството интеграции, които могат да предават информация между Slack и други платформи, които вашата организация също може да използва.

Можете да работите с екип на Slack в рамките на минути, а интерфейсът за чат е разумно достъпен за хора с опит със системи за онлайн съобщения.

Ценообразуване
Slack има многостепенна ценова система. Безплатната версия включва ограничена история на съобщенията и ограничени интеграции.

Увеличаване – видеоконферентна връзка

Zoom включва видеоконференции, споделяне на екрана, чат и видеозапис в абонамента на базово ниво. Доста интуитивният интерфейс прави относително лесна навигация за участниците, след като са в сесията.

Създаването на акаунт е бързо, но трябва да отделите няколко минути, за да се запознаете с контролите за започване на среща, така че да знаете къде е всичко, когато имате нужда от него. Контролите в интерфейса за видео разговори са доста прости и повечето потребители ще могат да видят как да получат достъп до чата или да споделят екрани, ако е необходимо. По-високите нива на абонамент ще ви дадат повече инструменти, като например стаи за разбивки, които могат да бъдат полезни, ако координирате разговор с по-голяма група хора.

Ценообразуване
Zoom има многостепенна система за ценообразуване. Безплатната версия позволява на потребителите да приемат до 100 участници, има неограничен брой срещи един към един, 40-минутно ограничение за групови срещи и неограничен брой общи срещи.

Skype – видеоконферентна връзка

Skype е друга опция за хостване на видео или аудио конферентни разговори с до 50 души. Можете също да използвате Skype, за да се обаждате на хора, които не са на платформата. Skype улеснява споделянето на файлове по време на разговор, споделянето на екрана и съобщенията. Една от големите разлики между Skype и Zoom е, че в Skype можете да управлявате книга с контакти и да инициирате разговори с други хора, вместо да каните хора в заседателната си зала или да планирате видеоконференция, както бихте направили в Zoom. Skype работи повече като традиционно телефонно изживяване, докато Zoom работи повече като виртуална зала за срещи.

Тази платформа съществува от известно време и е претърпяла доста промени през годините. Ако е минало известно време, откакто сте го използвали, може да се изненадате да откриете няколко нови неща. Интерфейсът е доста лесен за навигация за всеки, който има опит с онлайн съобщения.

Ценообразуване
Microsoft предлага различни версии на Skype като продукт. Цената зависи най-вече от използването на разговорите ви.

Група WhatsApp – защитени съобщения и обаждания

WhatsApp предоставя интернет-базирани обаждания и криптирани съобщения от край до край. Приложението ви позволява да създавате и изпращате съобщения до различни групи. Първоначално беше мобилно приложение, но вече е налична и настолна версия.

WhatsApp организира интерфейса чрез чатове и обаждания. Чатовете ще изведат списък с вашите групи. Това са само няколко докосвания, за да влезете в групов интерфейс, да създадете нов или да изпратите съобщение до контакт. Можете също да зададете текущо състояние, за да помогнете на вашия екип да знае кога сте на разположение.

Ценообразуване
WhatsApp е напълно безплатен.

Вероятно вече имате съществуващо хранилище за документация — система за проследяване на информация, до която всеки има нужда от достъп. Ако не го направите, това е възможност да създадете такъв.

Дори когато се върнете в офиса, е ценно да имате надеждно място за информация, когато хората имат въпроси. Съхранявайте вашите екипни практики, представяне на проекти, ретроспективи, бележки от срещи и идеи за мозъчна атака на предвидимо място и всички във вашата организация ще се възползват, независимо дали от разстояние или не. Тези инструменти ще ви помогнат да подредите вашата документационна къща.

Гугъл документи – текстообработка, документи, електронни таблици

Google Docs често се смята за Microsoft Word, но в интернет. Въпреки че се моделира на текстов процесор, той наистина се превърна в много повече от клонинг на Word. Сега той се превърна в дефакто инструмент за цифрови документи. В основата си неговата функционалност е доста проста и трябва да е позната на всеки, който е използвал текстов процесор. Въпреки това, поради връзката си с цялата линия продукти на Google Drive, включително Google Sheets и Google Slides, Google Docs може да импортира данни, диаграми и таблици от тези продукти. Може също да изпълнява персонализирани скриптове.

Ако сте използвали текстообработваща програма, не би трябвало да имате проблеми да започнете да създавате документ в Google Документи. Организирането на тези документи може да бъде малко по-голямо предизвикателство. Google Документи са част от Google Диск, където можете да организирате Документи, Таблици, Презентации по различни начини. В крайна сметка създавате своя собствена файлова система във вашия Google Drive, за разлика от файловата система на вашия компютър. Подобно на други продукти на Google, ако поддържате личен акаунт в G Suite и работен акаунт в G Suite, управлението на кой акаунт използвате в даден момент може да бъде предизвикателство.

Ценообразуване
Безплатно за всички потребители на G Suite.

Опашка – документация и управление на проекти

Coda е система за документация, която има за цел да обедини множество нишки. Уникалната стойност в Coda е възможността да имате различни типове файлове в едно пространство. Вашите слайдове, електронни таблици и таблици могат да живеят в един и същ документ, вместо да се налага да се придвижвате между различни продукти. Това е най-полезно, ако имате различни ресурси, които трябва да обедините, докато работите по проект.

Тъй като има много различни неща, които можете да правите, и много различни интеграции, от които да се възползвате, е полезно да разгледате галерията с шаблони на Coda, за да усетите какво е възможно. Това е особено важно, ако смятате, че празно платно е непосилно и не сте сигурни как да организирате работата си.

Ценообразуване
Coda предлага многостепенна планова система. Безплатната версия включва неограничени редактори и създатели на документи, неограничен брой зрители, ограничен размер на документа, ниски квоти за автоматизация, ограничени интеграции (макар и не често срещани инструменти, от които вероятно ще имате нужда), 7-дневна история на версиите, сътрудничество в реално време, неограничени папки и подкрепа от общността.

Понятие – документация и управление на проекти

Notion е новодошъл, често разглеждан като конкурент на Google Docs. Наистина, той се опитва да обедини толкова разнообразни инструменти като Evernote, Trello и Airtable в едно. Notion ви позволява да създавате и организирате документи, които могат да направят много повече от обработка на думи. Документите в Notion могат да включват списъци със задачи, календари, бази данни и други. Ако имате нужда от място за организиране на документи и управление на задачи, които произтичат от тези документи, Notion може да бъде решение на едно място за тези проблеми.

Идеята на Notion за страниците и организацията в началото може да бъде объркваща. Трябва да имате ясна визия за това какви документи искате да съхранявате в Notion, преди да се потопите. Той може да реши много различни проблеми, така че разберете конкретния си случай на употреба, преди да се претоварите.

Ценообразуване
Notion има многостепенна планова система. Безплатната версия предлага неограничен брой членове и гости, 1000 „блока“ (на практика секции със съдържание) и 5 ​​MB съхранение на файлове.

evernote – документация

Evernote има дълга история като приложение за водене на лични бележки. Той отдавна позволява на хората да пишат бележки, да събират информация от мрежата и да организират информация със стабилна система за маркиране и категоризиране, което го прави популярен инструмент за изследване. Някои може да не знаят, че Evernote също има функции за сътрудничество на цена. Бизнес планът на Evernote има функция, наречена Spaces, която събира екипни бележки и документи заедно във формат, подобен на Drive.

Evernote може да се използва много просто като място за писане на бележки. Но има слоеве и слоеве от функции, които могат да се противопоставят на най-мощните потребители. Неговият уеб клипер ви позволява да запазвате уеб страници и PDF файлове от мрежата и да ги съхранявате във вашия акаунт в Evernote. Можете да използвате маркиране и търсене, за да филтрирате бележките си по безкрайни начини.

Ценообразуване
Evernote има система с многостепенен план. Безплатната версия включва пълни възможности за водене на бележки, както и маркиране и търсене, без споделяне на бележки.

Инструментите за управление на проекти обхващат гамата от прости платформи, които управляват един компонент, до широкомащабни продукти, които адресират широк спектър от функционалности, които може да са необходими в една организация.

Trello - управление на проекти

Trello е удобна визуална система за организиране на работа с карти и списъци. Можете да изградите работен процес, който работи най-добре за вашия екип, в който елементите могат бързо и лесно да се преместват въз основа на техния статус. Trello също така въведе правила и интеграции, които могат да помогнат да поддържате организационната си структура управляема. Trello също има шаблони, в случай че имате нужда от идеи за това как можете да използвате най-добре от неговата функционалност.

Потребителският интерфейс е сравнително ясен и не затруднява начина, по който някои платформи за управление на проекти могат да бъдат. Trello прави по-малко от някои други платформи, но това може да е добро нещо, тъй като прави това, което има за цел да направи добре и без претрупването на твърде много функционалност.

Ценообразуване
Trello има система за планиране на нива. Безплатната версия включва неограничени лични табла, неограничени карти, неограничени списъци, ограничение за качване на файлове от 100MB, 10 отборни табла и ограничена автоматизация.

Въздушна маса – управление и организация на данните

Най-добрият начин да мислите за Airtable е като електронна таблица със суперсили. С Airtable можете да организирате данни в познат табличен формат, но след това те могат да се трансформират в подобни на Trello kanban дъски, календари и визуални галерии. Можете да настроите персонализирани формуляри, които ще подават въвеждане на потребителя във вашата база данни Airtable. За професионални потребители Airtable има „Blocks“, които добавят допълнителна функционалност на плъгините към таблиците, като геокодиране, диаграми и дори начин за проектиране на уеб страници въз основа на данните във вашата таблица.

Airtable използва уникален език, за да опише своята функционалност. Това, което обикновено смятате за електронна таблица или база данни, се нарича „База“. Той има „блокове“ (за професионални потребители), които включват технологии за приставки към вашите бази. След като преминете през жаргона, Airtable е много гъвкав инструмент за електронни таблици, който ви дава полезна сила над Google Sheet.

Ценообразуване
Airtable има система с многостепенен план. Безплатната версия включва неограничени бази, 1200 записа на база, 2GB пространство за прикачени файлове на база и две седмици история на ревизии.

Обхват - управление на проекти

Range се занимава с работата да се знае кой какво прави и къде се намират екипите по отношение на целите. Range улеснява индивидуалното планиране на задачи и екипните проверки с графици и предимства от широк набор от интеграции с приложения, които вероятно ще използвате, като Slack, Google Drive, Calendar, Trello и Github.

Той има удобен потребителски интерфейс и процесът на въвеждане ви води през това как да го използвате. Съветите и примерите са налични във всички изгледи, докато не ги отхвърлите.

Ценообразуване
Обхватът е безплатен за екипи до 10 души. Това е $14 на месец за всеки допълнителен съотборник.

понеделник – документация и управление на проекти

Понеделник е организирана от борда система за управление на проекти и работни потоци. Интеграциите се свързват с приложения, които може би вече използвате. Различните изгледи, като работно натоварване и срокове, представят състоянието на работата по полезни начини, което улеснява преценката какво се прави и кога. Функционалността може да бъде автоматизирана с безкодови автоматични рутинни програми, които могат да рационализират задачите.

Сайтът предлага много функционалност, но процесът на въвеждане на нови акаунти върши прилична работа, като ви води през процеса на настройка на нов борд. Има много налични в интерфейса, така че може да отнеме малко време, за да разберете каква функционалност е налична.

Ценообразуване
Понеделник има многостепенна планова система, в която ценообразуването се основава на броя на потребителите. Основният план, който е $39 за пет потребители на месец, предлага неограничен брой дъски, 20 типа колони, изглед на Kanban, вградени формуляри, 5 GB място за съхранение и едноседмичен дневник на дейностите.

Последните два елемента в този списък са доста стабилни платформи за управление на проекти, които може да са повече от това, което търсите, ако просто се опитвате да преодолеете междинните пропуски в работния си процес. Въпреки това, ако сте готови да оцените по-интензивни платформи за управление на проекти, това са универсални опции за разглеждане.

асана – документация всичко в едно, управление на проекти и комуникационна платформа

Asana е широкомащабна платформа за управление на проекти, която може да се справи с различни приложения в областта на маркетинга, продажбите, операциите, продуктите и различни нужди за управление на работния процес. Трудно е да се опише накратко цялата му функционалност, тъй като Asana адресира множество пространства за управление на проекти. Той обхваща голяма част от функционалността на комбинация от горните продукти, включително комуникация, управление на задачи, графици, работен процес на проекта и др.

Ценообразуване
Asana има многостепенна система за планиране. Безплатната версия включва управление на задачи; изгледи на списък, табло и календар; правоприемници и дати на падежа; до 15 съотборници и интеграции на приложения.

Базов лагер – документация всичко в едно, управление на проекти и комуникационна платформа

Basecamp, създаден от компания, която е пионер в дистанционната работа от преди да стане готина, обещава да реши всички ваши основни нужди от инструменти в едно цялостно решение. В Basecamp създавате проекти. В рамките на проекти можете да създавате списъци със задачи, да възлагате задачи, да изпращате съобщения до членовете на екипа, да планирате срещи, да споделяте документи и да стартирате групови чатове. С всичко това, Basecamp теоретично може да заеме мястото на Google Docs, Slack, Dropbox, Trello и Asana.

Basecamp силно подчертава асинхронния характер на отдалечената работа. Ако търсите решение, което ви позволява да работите с хора в различни графици, на различни места, с различни възможности за отдалечена комуникация, Basecamp е особено интересно решение.

Купуването на продукт като Basecamp означава закупуване на цялата му философия за управление на продукти. Наистина работи за някои хора и изключва други. Но ако сте готови за цялостно решение, отделянето на време да научите Basecamp ще ви научи много за това какво работи за вашата организация и какво не.

Ценообразуване
$99 на месец за неограничен брой потребители и проекти.

Тайлър Фишър е заместник-директор по технологиите в Катализатор за новини . С него можете да се свържете на tyler@newscatalyst.org и в Twitter на адрес @tylrfishr .

Хедър Брайънт е заместник-директор, продукт, в Катализатор за новини . Тя може да бъде намерена на heather@newscatalyst.org и в Twitter на адрес @hbcompass .

News Catalyst помага на новинарските организации да се трансформират в устойчив дигитален бизнес.